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强调流程与效率逐步实现无纸化办公

2019-09-21 14:15:06来源:励志吧0次阅读

  强调流程与效率 逐步实现无纸化办公

  广州市第三装修有限公司 我们公司是中国建筑装饰协会1994年评定的“全国信得过建筑装饰工程施工企业”,广州市建筑装饰协会“优秀企业”;中国建筑装饰协会理事单位;广州重合同守信誉单位:广州市建筑装饰协会会员、常务理事单位;广州市建筑装饰协会教育培训部基地。拥有建设部批准的装修施工一级、装饰设计甲级、玻璃幕墙二级、安全监控、水电设备安装三级、二次供水保洁、消防乙级、设备安装施工等资质的大型综合性装修企业。还被评为″2002年度中国建筑装饰行业百强企业″,荣获二项″全国建筑装修项目奖″。 我公司对络信息化非常重视,为了让客户和同行更加方便了解、联系我们,为了展示自己实力、推广我们的产品和服务,早在2000年就建有的自己站WWW.GZSANZHUANG.COM。今年初我司借乔迁新办公楼之契机,重新设计整个公司的络架构,添加络设备,升级部分电脑和购买了一批新电脑及办公设备和设计软硬件。各部门自建局域,然后连入公司内部,全面实现办公系统管理络化。 多年来我司一直非常重视人才、培养人才,公司全体员工基本能独立操作电脑,还专门聘用专业络管理人员为公司电脑日常维护、软件升级和培训服务。通过络管理形成企业内部络与通讯系统、经营管理信息系统、综合项目管理系、工程设计集成化系统、人力资源和文档管理系统的流程和运转有效率,为公司内逐步实现自动化办公管理系统,最终达到无知纸化办公,打下坚实的基础。公司在各部门内设置文件服务器,便于文件和资料的管理和归档,将有关完工的项目资料或定期将文件整理后刻录成光盘备份保存。对重要的文件及合同范本公司会编号保存,并将其扫描成图片或文档方便使用。公司为各部门设计开发数据库,将数据系统化,使数据具有直观性、实时性、比较性,分析性。 我司分五个部门经营部、工程部、行政部、财务部、设计室。按照业务的流程,设定各部门之间信息和文件的传递和资源共享。在材料信息管理方面,我司经营部负责将材料信息、价格、供应商收集整理存放在公司的内部供各部门参考,在投标体系管理方面,由相应的部门负责收集整理。例如经营部负责招投标信息的收集和合同归档工程部负责对合格分承包方的审核行政部负责将公司有关已年审的资质和档案文件作定期整理等。 经营部工作流程 1.信息资料收集→投标报名→资格预审→购买招标文件→标前会议→标书编制→标书密封→投标。 2.建立合格的材料供应商及相关的材料信息库,定期更新材料的价格。为工程前期的投标预算提供一个准确、合理的参数。 3.投标体系管理,将有关的项目施工单位在数据进行比较,筛选出适合的单位。 4.投标中标后的数据整理输入数据库,同时提供给工程部。 工程都工作流程 1.工程中标后→在合同库中提取相关信息→编制工程施工总控制计划→根据总控计划编制月度计划→每周检查一次,并及时调整计划→每月系统检查月计划执行情况→工程竣工后资料转入竣工工程档案进入保修期服务。 2.工程管理,将工程开工竣工时间、现场管理、工程进度、材料购买用EXCEL图表直观反映。 3.项目资源管理,对所实施的工程的大小、资金、财务、投标、业务联系等用电脑进行统计和归档,并与较大的工地项目部连接,作联管理。较大的项目部管理,每日都必须在电脑上写施工日记,实时反映工地情况,便于管理跟进。外地工程的信息管理,可以通过Email或线连接传输数据。 此外公司非常重视对信息的保密,在内部的重要文件和资料上设置有关密码,对上的文件和资料员工只能浏览,不能修改。对重要部门例如设计室、财政部、经营部设置独立内部等。通过实行办公系统管理络化、信息化,使资源得到共享,使公司逐步实现无纸化办公,节省时间提高办事效率,部门与部门、部门与公司、公司与项目部,突破时间和地域的局限实现无阻隔办公管理。当然我司在信息化管理上还存在有不少未完善的地万,相信我司一定会按照中国建筑装饰协会提出的要求,加快信息化建设步骤,与时俱进,提高管理效率,优化资源配置,通过信息化建设带动企业竞争力和专业化发展。

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